ณ เวลานี้ถึงช่วงเวลาแห่งความสุขและรื่นเริงของปีแล้ว หรือ ในอีกมุมมองของผู้จัดงานอีเวนท์ทุกคน นี่เป็นเวลาของการทำงานโอทีครั้งใหญ่ของปีเลยแหละ นับจากช่วงเวลานี้จนหมดปี คุณจะยุ่งวุ่นวายหัวหมุนกับการจัดหาดอกไม้มาประดับอย่างไม่หยุดหย่อน

แต่ทว่า!! หลังจากแสงไฟในงานจบลง คุณมักจะมานั่งมองคู่มือการเตรียมงานอีเวนท์ของคุณ พลางคิดว่า “แล้วยังไงต่อหล่ะ? อะไรที่เรายังไม่เคยทำในงานอีเวนท์ของปีนี้กันนะ? มีอะไรที่สามารถเอามาเป็นลูกเล่นเจ๋งๆให้กับงานของเราในปีหน้าได้อีก?”

นี่เป็นสิ่งที่ดีมากเลยที่จะคิดเตรียมการณ์พร้อมไว้ล่วงหน้า เรามีคำแนะนำและทริคดีๆที่จะช่วยจุดประกายไฟไอเดียการจัดอีเวนท์ปีหน้าของคุณ!

Event trend watch 

เทรนด์งานอีเวนท์ที่ควรจับตามอง

Spoiler Alert: เทคโนโลยีเป็นตัวกลางสำคัญในการทำการตลาดและการจัดการงานอีเวนท์

จากผลสำรวจ นักการตลาดที่จัดอีเวนท์ระดับกลางถึงสูงทั่วโลกได้เปิดเผยว่า 86% ของนักการตลาดที่จัดอีเวนท์ มั่นใจในการลงทุนไปในส่วนของเทคโนโลยี เพราะพวกเค้าเชื่อว่ามันสามารถสร้างอิทธิพลอย่างมากในงานอีเวนท์ของพวกเค้า

แต่นี่ไม่ได้หมายความว่าการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้มากขึ้น การปฎิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในงานอีเวนท์จะน้อยลงนะคะ

นอกจากนี้ จากผลสำรวจเดียวกันได้รายงานไว้ว่า 91% ของธุรกิจที่สามารถผลิตผลลัพธ์ออกมาได้อย่างเหนือความคาดหมาย จะเน้นและให้ความสำคัญกับการถ่ายทอดสดเป็นช่องการตลาดมากกว่า ธุรกิจที่สร้างผลลัพธ์ได้ต่ำกว่าเป้าหมายหรือ แค่ได้ตามเป้าหมายเท่านั้น

ดังนั้นเราจึงเชื่อและแนะนำคุณที่จะแสวงหาไอเดียเจ๋งๆที่จะจัดในงานอีเวนท์ของคุณในปี 2562 จากการใช้ประโยชน์ของเทคโนโลยี เพื่อที่จะสร้างปรากฏการณ์ที่จะถูกพูดถึงอย่างกว้างขวางและเพิ่มการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในงานอีเวนท์ของคุณอีกด้วย

เทรนด์เก่าที่พวกเราควรจะบอกลา

เนื่องจากลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราหันมาชื่นชอบการใช้เทคโนโลยีในการจับจ่ายทุกสิ่งอย่าง นับตั้งแต่การซื้อของชำจนไปถึงการจัดหาคู่รัก เพราะความรวดเร็วและสะดวกสบายของมัน ฉะนั้นมันถึงเวลาแล้วที่คุณควรที่จะทิ้งไอเดียเก่าๆและ หยิบโอกาสนี้มาเป็นลูกเล่นใช้ในงานอีเวนท์ของคุณ

การตลาดโดยใช้ content และ material เดียวกันในการโปรโมทในโซเชียลมีเดียหลายช่องทาง

หากเป้าหมายของคุณคือการอัพเดทข่าวสารเกี่ยวกับงานอีเวนท์ให้เร็วเท่าที่สุดเท่าที่จะทำได้ การใช้วิธี auto-posting หรือ การโพสรูปภาพและแคปชั่นเหมือนกันในทุกๆโซเชียลมีเดีย เป็นวิธีที่ง่ายวิธีหนึ่งในการโปรโมท แต่ว่าวิธีนี้ไม่มีประสิทธิภาพในการเข้าถึงกลุ่มลูกค้าของคุณซักเท่าไหร่

นั่นเป็นเพราะว่า:

โซเชียลมีเดียแต่ละอันมีฟังก์ชั่นที่แตกต่างและหลากหลาย อีกทั้งมีกลุ่มผู้ใช้ที่แตกต่างกันทั้งเพศ อายุ และสายอาชีพ เช่น เฟสบุค เป็นสื่อโซเซียลที่เหมาะกับการแชร์รูปภาพและบทพูดคุยที่ค่อนข้างยาว

แต่เมื่อคุณใช้อินสตาแกรม ผู้ใช้แอพนี้ส่วนใหญ่มักจะชอบดูภาพสวยๆ และสื่อสารกันโดยใช้ภาษา hashtags เช่น #candid#blessed#goals ข้อความที่คุณอยากจะสื่อสาร อาจจะเหลือเพียงแค่ #bummer เท่านั้น

จุดประสงค์หลักของการใช้โซเชียลมีเดียก็คือ การอัพเดทสถานการณ์ปัจจุบันว่าอะไรเกิดขึ้นบ้างในช่วงเวลา ณ ขณะนี้ หากเพียงจะแค่โพสรูปนิ่งธรรมดาๆหรือ ประกาศงานอีเวนท์โดยการเขียนข้อความ คงจะไม่เพียงพอที่จะสะดุดตาผู้คนให้สังเกตเห็นและสนใจมากนัก อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถใช้วิธีเดิมๆนี้ได้ แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ควรที่จะเป็นงานหลักที่คุณควรโฟกัส

คุณควรที่จะเหลือเวลาไว้บ้างสำหรับการโพสโปรโมทออกสื่อที่เห็นถึงความจริงใจไร้การปรุงแต่ง ถึงแม้ว่ารูปแบบจะไม่ได้ออกมาดูสมบูรณ์แบบมากนัก แต่นั่นไม่ใช่ปัญหาเลย เพราะว่า จะมีอะไรที่เจ๋งไปกว่าการถ่ายทอดสดใน story ของอินสตาแกรม ที่โชว์ช่วงเวลาอันน่าตื่นเต้นในงานอีเวนท์แบบสดๆ อย่างการประกาศผลรางวัลที่มีคนมากมายรายล้อมสนุกสนาน ที่ผู้คนทางบ้านท่านอื่นสามารถร่วมสนุกได้ไปพร้อมกัน

งานอีเวนท์ที่ถูกจัดอย่างปราณีตและละเอียดลออสมบูรณ์แบบ

การแจกสมุด booklet ที่มีการแจ้งบอกทุกอย่างอย่างละเอียดว่า อะไรจะเกิดขึ้นในงานบ้างให้กับแขกผู้ร่วมงาน สามารถเป็นตัวทำให้งานกร่อยได้ง่ายๆเลยละค่ะ

ณ จุดจุดนี้เราควรเปลี่ยนแปลงจัดงานให้น่าสนใจตั้งแต่ทางเข้างานเพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับงานอีเวนท์ของเรา ถ้าให้เปรียบเปรย คุณควรที่จะมีการตกแต่งหน้างานในพิพิธภัณฑ์ด้วยโคมไฟระย้าน่ามองกับรูปปั้นน้ำแข็งสะดุดตา แทนที่มีแต่ป้าย  “ห้ามจับ” ติดไปทั่วหน้างาน ซึ่งดูชวนให้งานกร่อยก่อนที่งานจะเริ่มซะด้วยซ้ำ

เราเข้าใจว่าระเบียบกำหนดการนั้นสำคัญ และ พื้นที่บางส่วนของงานที่ตกแต่งอย่างสวยงาม ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยยกระดับคลาสและความเป็นมืออาชีพ แต่คุณอาจจะเผลอควบคุมสิ่งเหล่านี้มากเกินไป บางทีคุณอาจจะโฟกัสที่จุดเล็กๆภายในงานเพื่อที่ทุกอย่างจะเป็นไปตามแผนตั้งแต่ต้นจนจบ จนลืมนึกถึงกฎข้อหนึ่งของการจัดอีเวนท์ ก็คือการปล่อยให้แขกได้เพลิดเพลินไปกับบรรยากาศและกิจกรรมในงาน แทนที่จะนั่งตั้งตารอจังหวะจะกลับบ้านลูกเดียว

โฟโต้บูทที่จัดอย่างจริงจัง ดูไม่ค่อยธรรมชาติซักเท่าไหร่

ช่วงแรกๆที่ฮิตการจัดโฟโต้บูทในงาน ทุกคนก็ฮือฮาและรู้สึกสนุกไปกับมันมาก แต่เมื่อเวลาผ่านไปไม่นานวิธีนี้มันก็ดูเชย น่าเบื่อ และเป็นที่คาดเดาได้ง่ายจากแขกในงาน เพราะว่า เดี๋ยวนี้ทุกงานตั้งแต่งานจัดหางาน (career fair)กระทั่งงานแต่งงาน ต่างก็มีตั้งโฟโต้บูทกันเกร่อ

นี่ไม่ได้ตั้งใจที่จะลดค่าความสำคัญของโฟโต้บูทแต่อย่างใดนะคะ

ความทรงจำดีๆกับเพื่อนๆที่ร่วมกันเฉลิมฉลองในเหตุการณ์สำคัญในช่วงชีวิตที่ผ่านมา หรือ ความทรงจำดีๆที่เกิดขึ้นกับคนใหม่ๆที่เจอกันในงานอีเวนต์ก็ตาม ล้วนเป็นของที่ระลึกกลับบ้านที่ดีมากๆเลยค่ะ แต่การจัดโฟโต้บูทแบบเดิมๆทำให้มันขาดความเซอไพรส์ในงานไป นอกจากว่าคุณจะยอมจ่ายเงินเพิ่มเพื่อมีหลายๆบูทพร้อมกับ backdrop ที่หลากหลายแตกต่างกัน

อีกทั้งวิธีการนี้ไม่สามารถที่จะเก็บภาพที่เห็นถึงความสนุกสนานที่เกิดขึ้นในงานจริงๆ เพราะว่าทุกภาพที่ถ่ายออกมานั้นมีมุมเดิมๆมุมเดียว แถมยังมี backdrop  อันเดียวกัน prop แบบเดียวกันหมด

สวัสดีให้กับปี 2562 ปีใหม่ที่กำลังจะมาถึง

ลิสท์ด้านบนอาจจะกลายเป็นสิ่งหลักและสำคัญในการจัดงานของคุณ และคุณอาจจะกำลังคิดว่า “แล้วจะเหลือช้อยส์อะไรให้ฉันเลือกอีกนะ?” เอาหล่ะ ถ้าพร้อมแล้วก็เลื่อนลงไปอ่านกันต่อเลยค่ะ เพราะเราจะเริ่มพูดถึงแล้วว่าอะไรที่เราหยิบยกขึ้นมาเล่นในปีหน้า

หันมาใช้ App มาใช้งานอย่างเหมาะสม

ถึงแม้ว่า Apps ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในงานอีเวนท์ (Event Apps) ไม่ค่อยจะเป็นที่นิยมซักเท่าไหร่ แต่มันจะช่วยให้การจัดงานอีเวนท์และกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณได้ผลเกินความคาดหมาย

ณ ตอนนี้ มีแอพพลิเคชั่นมากมายที่มีฟังก์ชั่นเจ๋งๆที่แตกต่างกันให้เลือกใช้เอามาประยุกต์กับงานอีเวนท์ของคุณ ตัวอย่างเช่น

มีแอพพลิเคชั่นหนึ่งที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร โดยผู้คนที่ร่วมงานทั้งหมดสามารถรับข่าวสารและข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเวนท์นั้นๆได้อย่างพร้อมๆกัน รวมถึงสามารถที่จะคุย นัดประชุมและแลกเปลี่ยน contact กัน โดยแต่ละคนไม่ต้องแบกนามบัตรไปมาแลกเปลี่ยนกันด้วยวิธีเดิมๆค่ะ

นอกจากนี้คุณยังสามารถที่จะให้สปอนเซอร์เข้ามาใช้แอพพลิเคชั่นเพียงแค่กดปุ่มๆเดียว และผู้เข้าร่วมงานก็สามารถที่จะเสาะหาข้อมูลของแบรนด์เราได้อย่างง่ายดายเลยค่ะ

ยิ่งไปกว่านั้น สมัยก่อนคนจัดงานอีเวนท์ต้องประกาศผ่านโทรโข่งจนเจ็บคอ แต่ว่าในยุคนี้เราใช้เพียงแค่แอพพลิเคชั่นแทนการประกาศแล้วค่ะ คุณสามารถที่จะส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างผู้ร่วมงานแต่ละคนและเปรียบเทียบฟีดแบ็คได้ทันที

Event apps ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อทางธุรกิจเท่านั้น แต่มันยังสามารถเอามาใช้เพื่อความสนุกส่วนตัวได้ด้วยนะคะ

หากอยากจะลองเปลี่ยนวิธีการถ่ายรูปแบบใหม่ๆในงานอีเวนท์ บริษัท อย่าง อิมเพรสเซียส (Impressius) สามารถช่วยให้คุณถ่ายรูปในงานและปริ๊นรูปออกมาได้ทันที โดยเพียงแค่ติดแทกในโซเชียลมีเดีย ไม่ต้องดาวน์โหลดแอพใหม่ให้เสียเวลา แทนที่จะต้องมายืนต่อคิวนานแสนนานเพื่อรอถ่ายรูปแค่ใบเดียว คุณสามารถที่จะถ่ายรูปเวลาไหนก็ได้ ที่ไหนก็ได้ กี่รูปกี่ครั้งก็ได้ตามใจคุณ ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถที่จะตรวจสอบสถิติจากการแชร์รูปภาพและการพูดถึงงานอีเวนท์นั้นๆบนออนไลน์ได้อีกด้วย

ฟรีและง่าย

ถ้าในออฟฟิศมีการเปิดพื้นที่โล่งทั้งชั้นคงจะเป็นที่ถกเถียงกันไม่น้อย แต่สำหรับงานอีเวนท์แล้วนั้นจะเป็นอะไรที่เพอเฟ็คมากค่ะ นักวางแผนงานอีเวนท์มืออาชีพ (Professional event planner) เริ่มที่จะเลือกสถานที่จัดที่มีพื้นที่มากพอเพื่อที่ผู้ร่วมงานสามารถเดินไปมาได้อย่างสะดวก ไม่มีอะไรมากีดขวางทางเดิน และเค้ายังปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดสัมมนาเป็นการคุยแบบ “รอบกองไฟ” กับผนังกั้นที่เคลื่อนย้ายได้

 

เป้าหมายของการจัดงานเช่นนี้ก็คือ ผู้จัดอยากจะให้ผู้ร่วมงานได้พบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนไอเดียซึ่งกันและกันอย่างสะดวกสบายไม่อึดอัด การจัดงาน conference ในอนาคต จะมีการมีตติ้งพูดคุยกับคนที่มีความชอบเหมือนๆกันพลางจิบกาแฟไปด้วยมากขึ้น แทนที่จะเป็นรูปแบบของการพรีเซนต์ให้เจ้านายฟังรายล้อมด้วยบรรยากาศจริงจังและตึงเครียด

ประมาณ 87% ของนักวางแผนเห็นด้วยว่าการมีพื้นที่เพื่อการปฏิสัมพันธ์นั้นสำคัญ (มากขึ้นกว่าปีที่แล้วกว่า 7%) และในปีหน้านี้ (2561) พวกเขาคาดการณ์ว่าจะเห็นการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นส่วนหลักของงาน ไม่ใช่เป็นแค่ส่วนหนึ่งของงานเท่านั้นค่ะ

สถานที่จัดที่ไม่ซ้ำใคร

เริ่มมีบริษัทหลายแห่งหันมาเสาะหาสถานที่จัดอีเวนท์ที่มีเอกลักษณ์ไม่เหมือนใคร และรูปแบบของการจัดงานมีตติ้งหรืองานสัมมนาให้เป็นที่น่าจดจำ เพราะหากผู้ร่วมงานมางานอีเวนท์ด้วยความรู้สึกเบื่อหน่ายและไม่มีแรงบันดาลใจทำให้งานของคุณจบก่อนเริ่มงานซะด้วยซ้ำ

ดังนั้นบริษัทหลายแห่งเริ่มที่จะใส่เซอไพรส์พิเศษไว้ในงานเพื่อเพิ่มสีสันและให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วมตลอดเวลา

อย่างการมีมีตติ้งในฟิตเนสคลับ ที่ผู้ร่วมงานสามารถที่จะเข้าคลาสออกกำลังกายและดื่มสมูทตี้ ก็กำลังเป็นที่นิยมค่ะ นอกจากนี้ยังมีวิธีที่เรียกว่าการออกนอกกรอบ ตัวอย่างเช่น เก็บสถานที่จัดงานเป็นความลับ ประกาศให้ผู้คนโดยการเพียงแค่บอกคำใบ้และกฎการแต่งกายของงานนั้น

Event Banana หรือ VenueE เป็นสถานที่อีกที่หนึ่งที่คุณสามารถเสาะหาสถานที่จัดงานที่น่าสนใจและน่าจดจำค่ะ

กฎใหม่ในปีหน้าคือการแหกกฎค่ะ นี่เป็นช่วงเวลาอันดีสำหรับนักการตลาดจัดอีเวนท์ (event marketer) และ นักวางแผน (planner) ที่จะสรรหาไอเดียใหม่ๆ ด้วยเทคโนโลยีและแอพพลิเคชั่นที่ล้ำสมัยในยุคนี้ สิ่งที่คุณอาจจะเคยคิดว่ามันสามารถเป็นไปไม่ได้แต่มันอาจจะเป็นไปได้แล้วในวันนี้

ขอข้อมูล